Spécialiste des Opérations, Véhicules d'Occasion F/H - Operations Specialist, Used Cars - Saint-Ouen (HQ)

Description

En tant que Spécialiste des Opérations au sein de l'équipe des ventes et des livraisons, vous serez principalement responsable de toutes les tâches administratives liées aux reprises, à l'acquisition et à la gestion des véhicules d'occasion. Cela inclut l'audit de la documentation pour toutes les reprises et rachats de véhicules entrants et reçus dans votre pays, ainsi que la supervision et l'accompagnement des véhicules Tesla d'occasion tout au long du processus de remise en état en vue de leur revente.

Pour garantir la conformité et la résolution des problèmes, vous devrez vous tenir au courant des réglementations spécifiques en France et vous adapter rapidement aux problèmes de documentation liés aux reprises de véhicules. Vous soutiendrez, conseillerez et superviserez également toutes les tâches administratives associées aux processus de remise en état et de publication des annonces de véhicules Tesla.

Vous serez le principal point de contact pour les équipes de vente Tesla, les équipes du service après-vente et les équipes en charge des livraisons. Vos responsabilités incluront le soutien à la conformité fiscale, la collaboration avec les partenaires commerciaux pour les politiques de reprise de véhicules, de remise en état et de publication des annonces, et l'établissement de ces relations commerciales.

Responsibilities

Soutenir les équipes locales des ventes et des livraisons de Tesla pour toutes les questions relatives aux reprises, en particulier concernant les factures de TVA, les lettres de règlement et les transferts de propriété

Donner des conseils et un soutien sur les questions de conformité et faire la liaison avec les équipes à tous les niveaux. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes commerciales, fiscales et financières pour évaluer, prévenir, atténuer et/ou contrôler les risques de conformité

Développer, en accord avec l'équipe centrale des opérations, l'équipe centrale des ventes de véhicules d'occasion et la direction locale des ventes et des livraisons, des politiques et procédures locales et veiller à ce qu'elles soient respectées. Aider au déploiement et au contrôle des politiques pour la région EMEA

Examiner la documentation de tous les véhicules repris entrants et reçus afin de vérifier son exactitude et de s'assurer que Tesla respecte les réglementations en France

Établir et maintenir de bonnes relations avec les équipes et les responsables locaux des ventes et des livraisons

Examiner la documentation de reprise signée et analyser la documentation mal exécutée pour trouver une solution systémique

Collaborer avec les équipes internes pour trouver des solutions immédiates aux problèmes de documentation non encore résolus ou remontés

Développer et mettre en œuvre des formations pour guider les équipes locales des ventes et des livraisons sur les meilleures pratiques afin d'éviter que de tels problèmes ne se reproduisent

Maintenir un rapport sur les problèmes de reprise et leur résolution et l'envoyer à la hiérarchie

Soutenir le processus de remise en état interne des véhicules Tesla, y compris le déplacement des véhicules, l'examen de la remise en état mécanique et esthétique, l'examen de la configuration, le soutien des bons de commande et des coûts de remise en état associés, ainsi que la gestion au niveau du VIN

Répondre aux différents besoins de l'activité de véhicules d'occasion chez Tesla en vous adaptant à l'évolution de nos outils et processus internes

Effectuer des activités administratives générales pour l'activité de véhicules d'occasion, selon les besoins

Aider aux autres tâches administratives des ventes et des livraisons si nécessaire

Requirements

• 2 années à minima d'expérience professionnelle
• Une expérience préalable dans un rôle de formateur sera un véritable atout
• Solides compétences en communication écrite et verbale
• Grande attention aux détails
• Déplacements locaux jusqu'à 50 % du temps
• Maîtrise de l'anglais obligatoire
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Operations Specialist, Used Cars

The Role

As an Operations Specialist on the Sales and Delivery team, you will be primarily responsible for all administrative tasks related to trade-ins, used car intake, and used car management. This includes auditing documentation for all incoming and received trade-ins and buybacks in your country, as well overseeing and guiding Used Teslas through refurbishment in preparation for resale. To guarantee compliance and resolution, you will keep up to date on country specific regulations and adapt quickly to specific trade-in document issues as they arise. You will also support, advise and oversee all administrative tasks associated with Tesla refurbishment and listing processes. You are a primary point of contact for Tesla Advisors, Service Teams, and the Sales and Delivery teams. Your responsibilities will include support of tax compliance targeting, driving the necessary business partners for vehicle trade-ins and vehicle refurbishment and listing policies, and acting as a conduit on our behalf for those business relationships

Responsibilities

Support local Tesla Sales and Delivery teams for any and all trade-in questions, specifically regarding VAT invoices, settlement letters and ownership transfer

Giving advice and support on compliance related matters and liaise with staff at all levels. You will work closely with the business as well as with our tax and finance to assess, prevent, mitigate and/or control compliance risks,

In the alignment with central Ops team, central Used Cars sales team and local Sales and Delivery Leadership, develop local policies and procedures, and ensure that these are adhered to. Help rolling out and control EMEA policies

Review documentation for all incoming and received trade-in vehicles for accuracy keeping Tesla within compliance of country regulations

Foster and maintain rapport with local Sales and Delivery teams and leaders

Review executed trade-in documentation and analyze improperly executed documentation for systemic resolution

Partner with internal teams to drive immediate resolutions on aging or escalated document execution issues

Develop and implement training to coach local Sales and Delivery teams in best practices to mitigate issues from occurring again

Maintain a problem trade/resolution report and send to upper management

Support internal Tesla refurbishment, including vehicle movement, mechanical and cosmetic refurbishment review, configuration review, PO and related refurb cost support, and VIN level management.

Support the different needs of the Used car business at Tesla by adapting as our tools and processes evolve

Generally undertake administrative activities of the Used card business on an as-needed basis

Assist with other administrative Sales and Delivery tasks if needed

Requirements

• 2+ years of relevant professional experience
• Prior experience in a training role will be highly valued
• Strong verbal and written communication skills
• Strong attention to detail
• Local travel up to 50%
• Fluency in French and English