Assistant(e) du pôle Partenariats et Expertises F/H

Rejoignez l'AP-HP, l'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, en tant qu'Assistant(e) du pôle Partenariats et Expertises. Vous serez en charge de diverses tâches administratives, de la gestion de l'agenda à l'organisation de réunions et d'événements. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les chargés de missions du pôle et assurerez une continuité avec les autres assistantes de direction. Une expérience préalable en secrétariat de direction et une connaissance du secteur public hospitalier sont requises.

• Assurer l'accueil téléphonique et physique, la gestion de l'agenda, l'organisation de réunions et la rédaction de documents.
• Gérer en binôme la gestion des appels à candidatures internes et les démarches réglementaires liées aux ressources biologiques.
• Apporter le support nécessaire aux différents chargés de missions du pôle, mettre à jour les listings et assurer le classement des dossiers.

• Savoir-faire requis
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) ;
• Accueillir et orienter des personnes
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
• Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles (prise de notes)
• Esprit d'équipe,
• Qualités relationnelles et de communication, polyvalence, dynamisme
• Accueil téléphonique.
• Savoir-être
• Capacité à s'adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction des enjeux de la situation et du type d'interlocuteur (respect de la confidentialité) ;
• Capacité à mettre en forme les informations à transmettre et établir la relation et le feed-back nécessaire à la compréhension mutuelle. (communication transmission) ;
• Capacité à atteindre ses objectifs en faisant face aux difficultés et obstacles de tous ordres rencontrés. (résultats, initiative) ;
• Capacité à s'intégrer et coopérer dans un ou plusieurs groupes de travail, projets ou réseaux et d'y apporter une contribution efficace (travail d'équipe, curiosité).
• Connaissances associées
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Connaissance de l'institution ou du secteur public hospitalier

PRE-REQUIS

• Expérience en secrétariat de direction et gestion administrative
• Bac professionnel secrétariat de direction / BTS assistante de direction