Assistant(e) en gestion administrative F/H

Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) en gestion administrative. Vous serez responsable de la gestion administrative et des ressources humaines de l'UMS, ainsi que de l'accueil et du soutien logistique de toutes les activités de l'UMS. Vous devrez appliquer les procédures, vérifier la régularité juridique, administrative et financière des actes de gestion, et assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes. Vous devrez également gérer les agendas, organiser et mettre à jour les bases de données, alimenter les tableaux de bord, et assurer le soutien logistique de l'activité d'un service.

• Appliquer les procédures et vérifier la régularité juridique, administrative et financière des actes de gestion.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, gérer les agendas et contrôler les échéances.
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion et au fonctionnement de l'UMS.

SAVOIR FAIRE REQUIS

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Mettre en oeuvre une démarche qualité
• Maitrise des outils bureautiques
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Modes de fonctionnement des hôpitaux et des universités
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Environnement et réseaux professionnels

SAVOIR ETRE REQUIS

• Sens de l'organisation
• Discrétion
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel

PRE-REQUIS

• Baccalauréat
• Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative