ALTERNANCE - ASSISTANT.E DIRECTION MOBILISATION & PARTENARIATS H/F

Mission principales: Vous serez rattaché.e à la direction MPI en lien direct avec l'assistante de ce département ainsi que les personnes qui lui sont rattachées, afin de faciliter les travaux des équipes. Activités : 1. Appui à la gestion des missions du département * Organiser et/ou préparer les réunions et les missions des équipes - Préparer la logistique des réunions réservation et préparation des salles, etc.) - Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions * Logistique des déplacements à l'étranger et en France - Élaborer les documents préparatoires : dossiers de mission en lien avec les équipes - Ordres de mission, formalités des visas, achats des billets - Constituer les fonds de dossiers et sélectionner les documents utiles * Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes 2. Appui à la gestion et à la réalisation des achats et prestations du département - Réalisation des commandes et achats en conformité avec les règles et procédures internes - Relations avec les prestataires ou fournisseurs - Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes… - Suivi du budget du Département 3. Appui à la gestion RH du département - Suivi des effectifs - Suivi des congés - Suivi des bureaux - Gestion des arrivées des nouveaux collaborateurs 4. Appui à l’animation du collectif et l’organisation des évènements - Appui à l'organisation d'événements (réunions internes, séminaires, ateliers, conférences...) - Assister les équipes dans la préparation et le suivi de certains dossiers - Appui à la communication et notamment l’animation de LaRuche MPI (réseau social interne) - Appui à l’organisation des formations 5. Appui à la gestion du système d’information pour le département - Mise à jour des listes électroniques de contacts - Gestion des répertoires partagés, des droits d'accès