总经理行政助理兼质量经理 Administrative Assistant to GM/Quality Manager

协助总经理回复邮件； 及时接听并回复电话、传真及邮件； 简洁准确的文档整理系统； 为重要客人及常客准备欢迎卡； 跟进酒店官网收到的请求； 保存礼品证书记录； 协助总经理所有内部及外部的会议； 出席总经理主持的会议并做好会议纪要； 完成总经理指派的其他任务，例如与酒店运营相关； 协助总经理其他私人事务，例如工作外需要翻译的交流场合； 与业主公司的沟通及翻译工作，同时也包括内部沟通及对客； 总经理日程安排； 总经理差旅安排，包括相关行政工作； 负责行政办人事相关的行政工作； 行政办公室日常维护以及5S标准； 确保传真机和复印机的正常使用； 正确分配所有递签的文件返回给对应部门； 负责电话接听及信息接收，检查其他秘书是否遵循丽思卡尔顿电话礼仪； 确保行政办相关事件的机密性； 在总经理休假期间配合支持驻店经理和业主代表与总经理相关的工作； 指导酒店质量工作，以满足客户的关键要求； 推动BSA,guestVoice, LQA, Forbes, TripAdvisor，携程，大众点评评分的服务计划； 每月进行自我审核，以确保符合公司和品牌标准； 投入运营中，以更好地理解现场面临的问题/缺陷； 参加日常运营会议，及时提供酒店业绩的实时更新； 展示和分享每周的缺陷趋势分析及客人反馈并提供重点领域的建议； 每两周召开一次质量会议，重点关注guestVoice,BSA, LQA, OTA的主要运营缺陷； 记录、跟踪和沟通酒店质量相关活动的进展，并与指导团队、经理、同事和集团办公室沟通； 促进问题解决会议，确保系统流程的遵守，质量工具的使用，并100%解决问题； 与学习与发展部门合作，培训指导团队和经理解决问题，流程改进和战略规划技术； 开展专门的培训以提高服务绩效； 在所有培训和发展活动中推动品牌价值和理念； 与学习与发展团队合作，确保在酒店/教室进行交叉学习； 识别业绩差距，并与经理一起开发和实施适当的培训以提高业绩； 与人力资源部合作制定酒店员工表彰计划，表彰参与质量流程的员工； 培训团队成员和经理解决问题、流程改进和战略规划技术。开发系统，使员工了解客人满意度结果； 就部门目标传达清晰一致的信息，以达到预期效果； 指导管理者采用全面质量管理领导方式； 对新员工进行质量过程的基础教育，如何使用质量工具以及他们在持续改进中的作用； 让员工熟悉日常质量生产报告，以及如何发现工作区域的趋势，并进行根本原因分析； 协助、指导和领导质量提升团队/项目团队与部门主管一起确保缺陷纠正过程，跟踪和报告绩效交付，并在需要时与ExCom成员一起进行必要的调整； 确保各级管理实践与质量工具保持一致； 使用数据收集方法来编译、显示、跟踪和分析缺陷趋势，并管理数据库； 向品牌目标客户展示并传达客人满意度的关键驱动因素； 分析问题并确定趋势； 与领导团队一起审查客人的反馈，确保采取适当的纠正措施； 在酒店营造一种满足或超越客人期望的氛围； 将客人满意度作为部门会议的组成部分，关注持续改进； 定期与客户保持联系，以获得产品质量、服务水平和整体满意度的反馈； 协助运营部门回应和处理客人反馈、问题和投诉，如社交媒体、猫途鹰。