Recepcionista

Objetivo del Puesto

Facilitar la comunicación entre el personal de la agencia y los contactos exteriores, así como entre los mismos empleados de la agencia. Apoyo al trabajo administrativo.

Funciones Principales

• Recibe y organiza la correspondencia externa e interna de todos los empleados de la agencia.
• Recibe llamadas nacionales e internacionales y las conecta con los empleados.
• Facilita el acceso de llamadas a celular e internacionales de los empleados.
• Maneja la agenda de contactos. (Ogilvy nivel mundial, Agencias de Publicidad, clientes, etc.)

Actividades Principales

• Emite ¨quedan¨ a proveedores contra factura y orden.
• Entrega de materiales publicitarios.
• Entrega facturas y órdenes de medios/producción a los departamentos de contabilidad y producción.
• Localiza a miembros de la agencia cuando son solicitados (por teléfono o por altavoz en algunos casos).
• Recibe a visitantes/clientes amablemente y localiza al empleado encargado.
• Mantiene al día los contactos de la agencia.
• Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas
• Facilita la comunicación interna de la agencia.
• Elabora calendarios de cumpleañeros mes a mes

Competencias

• Capacidad para aprender a manejar sistemas informáticos.
• Organizada y metódica.
• Capacidad de trabajar en equipo.
• Vocación de servicio, compromiso con el trabajo y la Institución.
• Habilidades en lenguaje oral y escrito, tanto en fluidez como en claridad.
• Buen relacionamiento interpersonal.
• Actitud positiva, con deseos de aprender y contribuir positivamente.
• Autodidacta y Pro-activa.
• Muy buena presentación

Factores Claves de Éxito

• Organización y seguimiento oportuno.
• Buena comunicación.
• Iniciativa.
• Confidencialidad
• Amabilidad
• Honestidad