Executive Assistant / Chief of Staff

Інвестиційна група, що працює з власним капіталом у сферах нерухомості, реальних активів та операційного бізнесу , шукає сильного Chief of Staff — людину, яка стане ключовим партнером керівника в організації роботи, управлінні пріоритетами та координації широкого кола бізнес-ініціатив. Фактично ця роль — друга пам’ять та операційна система керівника. Людина, яка допомагає тримати контекст, управляти пріоритетами, контролювати виконання домовленостей і забезпечувати, щоб жодна важлива задача не губилася в потоці інформації. Також очікується глибоке занурення у бізнес-процеси.

У вашій роботі вам будуть допомагати персональні асистенти СЕО, водії, тревел-менеджери та інші спеціалісти.

Ця посада має високий темп роботи. Ви будете багато подорожувати, супроводжуючи керівника, а також матимете насичений робочий день, що не обмежується графіком 9:00-18:00.

Основні задачі

• Управління календарем, пріоритетами та завантаженням керівника.
• Координація зустрічей: підготовка порядку денного, матеріалів, брифів та подальший контроль виконання домовленостей.
• Формування та підтримка системи контролю задач, рішень і зобов’язань.
• Декомпозиція великих ініціатив на конкретні задачі та контроль їх виконання.
• Підготовка коротких аналітичних довідок, summary, презентацій та матеріалів до зустрічей і переговорів.
• Організація та координація взаємодії з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами.
• Підготовка ділової комунікації, чернеток відповідей та матеріалів у стилі й тоні керівника.
• Управління інформаційними потоками та підтримка актуального контексту по проєктах, рішеннях і домовленостях.
• Контроль організації ділових поїздок та складної логістики.
• Відстеження ризиків, блокерів і потенційних «червоних прапорців» у проєктах, комунікаціях та виконанні домовленостей.
• Впровадження інструментів, процесів та підходів, які підвищують ефективність роботи керівника та його команди.

Що для нас важливо

• Досвід роботи на позиції Executive Assistant, Business Assistant, Chief of Staff або аналогічній ролі підтримки C-level керівників, засновників або власників бізнесу.
• Досвід глибокого занурення у бізнес-процеси (ведення окремих частин бізнесу)
• Досвід роботи в динамічному середовищі з великою кількістю паралельних задач і проєктів.
• Сильні навички планування, пріоритизації, координації та контролю виконання.
• Досвід роботи з інструментами управління задачами та знаннями (Notion, Asana, Google Workspace або аналогами).
• Вміння структурувати великі обсяги інформації та готувати короткі аналітичні висновки.
• Готовність до відряджень
• Вільне володіння українською
• Англійська мова від В2 рівня.

Особисті якості

• Високий рівень відповідальності та самоорганізації.
• Проактивність та здатність працювати на випередження.
• Безумовне дотримання конфіденційності.
• Зрілість у комунікації та вміння працювати з керівниками й партнерами високого рівня.

Ми пропонуємо

• Повністю віддалений формат роботи з України чи Європи
• Формати працевлаштування на вибір
• 24 дні відпустки, лікарняні за потреби
• Конкурентну винагороду та професійне середовище.