Process Improvement Specialist (Sales Support)

• Freelance Opdracht: Business Analyst / Process Improvement Specialist (Sales Support)
• Duur: 6 maanden (mogelijk langer)

Inzet

• Fase 1: 32 - 40 uur per week (Analyse & Ontwerp)
• Fase 2: Flexibel / minder uren (Implementatie, afhankelijk van IT-capaciteit)
• Locatie: Amersfoort & Hybride

Achtergrond & Doel van de Opdracht

Binnen ons Sales Support team dienen we noodzakelijke productiviteitsverbeteringen door te voeren om schaalbaar te worden. Het doel van deze opdracht is dan ook: het automatiseren van handmatige processen. Het team focust zich op de backoffice-processen die nodig zijn om:

• Nieuwe werkgevers soepel en snel aan te sluiten bij Lease a Bike waarin de kredietcheck door de leasemaatschappij een standaard onderdeel is
• Bestaande werkgevers (klanten) optimaal te ondersteunen, zodat zij succesvol en probleemloos fietsen kunnen blijven leasen.

De Uitdaging

Dit is geen standaard optimalisatietraject binnen de muren van één afdeling. Je krijgt te maken met een complex speelveld:

• Onze processen zijn nauw verbonden met die van onze externe leasemaatschappij.We moeten dus rekening houden met twee IT-roadmaps: onze eigen interne IT roadmap én de IT roadmap van de leasemaatschappij.

De processen waar de Sales Support afdeling mee werkt hebben direct effect op de workload en het succes van andere afdelingen zoals sales en customer support.

• Sterk stakeholdermanagement is cruciaal om de belangen van alle partijen op één lijn te krijgen en te houden.

• Fasering & Werkzaamheden
• Fase 1: Analyse & Ontwerp (32-40 uur per week)

• Het grondig in kaart brengen en analyseren van de huidige ('As-Is') processen binnen Sales Support.
• Het ontwerpen van de gewenste situatie ('To-Be'), inclusief concrete automatisering voorstellen en prioritering van verbeteringen
• Intensief afstemmen met alle stakeholders (interne business, IT en de externe leasemaatschappij).

Fase 2: Implementatie (Uren in overleg, afhankelijk van IT-capaciteit)

• Begeleiden van de implementatie van de ontworpen processen.
• Schakelen met de IT-teams voor de technische realisatie, waarbij je slim inspeelt op de beschikbare capaciteit op beide roadmaps.

Concreet voorbeeld van een proces

Het automatiseren van het opstellen en verwerken van volmachten (nu nog een handmatige taak, straks idealiter een geautomatiseerde flow). Daarnaast wordt er voor verschillende klantprocessen momenteel gebruikgemaakt van systemen zoals Zendesk en HubSpot. In deze opdracht moet ook de afweging worden gemaakt op welke manier we gaan automatiseren en welke systemen hiervoor gebruikt gaan worden.